Saunalauttavaraus kannattaa tehdä vähintään 1–3 kuukautta ennen tapahtumaa, mutta kesäsesongin suosituimmille ajankohdille suosittelemme varaamaan jo 6–12 kuukautta etukäteen. Saunalautta M/S Waltikka on kesäaktiviteetti, joka purjehtii Mallasveden maisemissa, ja kysyntä huippusesongin viikonloppuina on kovaa. Alla käymme läpi tarkemmin, mitkä tekijät varausaikaan vaikuttavat ja mitä tietoja varauksen tekemiseen tarvitaan.
Mitkä tekijät vaikuttavat saunalautan varausaikatauluun?
Saunalautan varausaikatauluun vaikuttavat eniten tapahtuman ajankohta, ryhmän koko ja tarvittavien oheispalveluiden määrä. Mitä suuremmasta ja monimutkaisemmasta tilaisuudesta on kyse, sitä aikaisemmin varaus kannattaa tehdä, jotta toivottu päivämäärä ja kaikki lisäpalvelut saadaan varmistettua.
Sesonki ja ajankohta
Kesäkuukaudet ovat selvästi vilkkain aika saunalauttaristeilyille. Suositut viikonloput täyttyvät nopeasti, ja tapahtumatiloja varattaessa kannattaa muistaa, että kesäkausi käynnistyy toukokuun alussa ja jatkuu niin kauan kuin sääolosuhteet sen sallivat. Arkipäivät ja kauden alkupää ovat tyypillisesti joustavampia, mutta lauantai-illoille ja juhannuksen tienoille kysyntä on poikkeuksellisen suurta.
Ryhmän koko ja tilaisuuden luonne
Ryhmäkoko on yksi keskeisimmistä tekijöistä varausaikataulua suunniteltaessa. Yli 50 hengen tilaisuuksissa suosittelemme varauksen tekemistä 6–12 kuukautta etukäteen, 20–50 hengen ryhmille riittää yleensä 3–6 kuukautta ja alle 20 hengen porukalle 1–3 kuukautta. Tilaisuuden monimutkaisuus lisää suunnittelutarvetta entisestään: jos saunalauttaristeilyyn yhdistetään esimerkiksi kokous, hyvinvointipäivä tai räätälöity ohjelma, koordinointiin tarvitaan enemmän aikaa.
Oheispalvelut ja erityistoiveet
Catering, erikoisruokavaliot, majoitus saunalauttailun jälkeen tai muu räätälöity ohjelma pidentävät käytännössä aina varausaikaa. Mitä enemmän yksityiskohtia on sovittava etukäteen, sitä aiemmin kannattaa olla yhteydessä. Saunalauttailun voi yhdistää myös Waltikan muihin palveluihin, kuten Bistro Scettron ruokailuun ennen tai jälkeen risteilyn.
Kuinka kauan ennen kesätapahtumaa saunalautta kannattaa varata?
Kesätapahtumaa varten saunalauttavaraus kannattaa tehdä vähintään 3–6 kuukautta etukäteen, ja suosituimmille viikonlopuille jopa puoli vuotta tai enemmän. Kesäkuukaudet ovat rantahotellitapahtumien vilkkain sesonki, ja parhaat ajankohdat menevät nopeasti.
Saunalautta M/S Waltikka on sidottu kesäsesonkiin Mallasvedellä, joten varausikkuna on luonnostaan rajattu. Ennakkovarauksen tekeminen hyvissä ajoin ei ainoastaan takaa toivottua päivämäärää, vaan antaa myös mahdollisuuden räätälöidä tapahtuma juuri omien tarpeiden mukaisesti. Saunaosastolla ennakkovaraus on erityisen suositeltavaa viikonloppuisin, kuten saunaelämyksiä koskevassa ohjeistuksessamme todetaan.
Käytännön nyrkkisääntönä voi pitää seuraavaa:
- Juhannuksen tai muiden juhlapyhien tienoilla: varaa vähintään puoli vuotta etukäteen
- Kesäkuun tai elokuun suosituille viikonlopuille: 3–6 kuukautta on hyvä tavoite
- Arkipäivät ja toukokuu tai syyskuu: 1–3 kuukautta voi riittää
Varhainen varaus antaa myös enemmän neuvotteluvaraa lisäpalveluiden suhteen ja helpottaa koko tapahtuman kokonaissuunnittelua.
Voiko saunalautan varata lyhyellä varoitusajalla?
Lyhyellä varoitusajalla varaaminen on mahdollista, mutta ei taattua. Peruutusten myötä vapautuneita aikoja voi löytyä, ja pyrimme joustamaan aikatauluissa aina, kun se on käytännössä mahdollista. Kannattaa siis olla rohkeasti yhteydessä, vaikka tapahtuma olisi lähiviikkojen päässä.
Hiljaisempina aikoina, kuten kauden alussa toukokuussa tai loppukesästä arkipäivinä, saatavuus on yleensä parempi. Sesongin ulkopuolella lyhyemmälläkin varoitusajalla voi löytää sopivan ajankohdan. Vilkkaina viikonloppuina ja kesäkuun huippusesonkina lyhyen varoitusajan varaukset ovat kuitenkin selvästi epävarmempia.
Yritysasiakkaille tarjoamme joustavia varausehtoja, ja ymmärrämme, että osallistujamäärät ja aikataulut voivat muuttua. Varaus vahvistetaan kirjallisella vahvistuksella, ja muutokset onnistuvat sovittujen aikarajojen puitteissa. Lyhyen varoitusajan tiedusteluissa kannattaa ottaa suoraan yhteyttä myyntipalveluumme, jotta saatavuus voidaan tarkistaa nopeasti.
Mitä tietoja tarvitaan saunalauttavarauksen tekemiseen?
Saunalauttavarauksen tekemiseen tarvitaan tapahtuman ajankohta, osallistujamäärä, tilaisuuden luonne sekä mahdolliset ruokailu- ja majoitustoiveet. Mitä tarkemmin erityistoiveet kuvataan jo yhteydenoton yhteydessä, sitä sujuvammin palvelu voidaan räätälöidä juuri teidän tilaisuuttanne varten.
Käytännössä varauksen pohjaksi tarvitaan ainakin nämä perustiedot:
- Toivottu päivämäärä ja kellonaika (sekä mahdolliset vaihtoehtoiset ajankohdat)
- Osallistujamäärä
- Tilaisuuden tyyppi (yritystilaisuus, yksityisjuhla, virkistyspäivä, kokous jne.)
- Oheispalvelutarpeet (catering, majoitus, ohjelma, erikoisruokavaliot)
- Yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti ja yritystiedot tarvittaessa)
Saunalauttavaraukset tehdään osoitteessa saunalauttasivullamme, josta löydät myös linkin varauskanavaan. Suurempien tilaisuuksien kohdalla suosittelemme tapaamista tiloissa, jotta käytännön järjestelyt voidaan käydä läpi yhdessä ja varmistaa, että kaikki yksityiskohdat ovat kunnossa ennen tapahtumaa. Myyntipalveluumme voi ottaa yhteyttä puhelimitse numeroon (03) 577 1400 tai sähköpostitse osoitteeseen myynti@waltikka.fi.