Kokouspaketit sisältävät tyypillisesti kokoustilan vuokran, tekniset laitteet, ruoka- ja kahvitarjoilut sekä asiakaspalvelun koko tilaisuuden ajan. Tarkka sisältö vaihtelee paketin laajuuden ja hotellin tarjonnan mukaan, mutta perusrakenne on useimmissa paikoissa samankaltainen. Alla käymme läpi kaikki oleelliset kysymykset, joita kannattaa miettiä ennen kokouspaketin valintaa.
Mitä eri palveluita kokouspaketteihin tyypillisesti kuuluu?
Kokouspaketti sisältää yleensä kokoustilan vuokran, kahvitarjoilut ja lounaan sekä tarvittavat tekniset laitteet, kuten videotykin, äänentoiston ja nopean wifin. Puolikkaan päivän paketit kattavat tilan, kahvituksen ja lounaan, kun taas koko päivän paketit lisäävät yleensä aamupäivän ja iltapäivän välipalat. Palvelut räätälöidään tilaisuuden luonteen mukaan.
Ruokailuvaihtoehdot ovat usein joustavia. Tarjolla voi olla buffetratkaisu, lautastarjoilu tai cocktail-tyylinen tarjoilu tilaisuuden tunnelman mukaan. Erikoisruokavaliot huomioidaan, kun ne ilmoitetaan ennakkoon. kokouspakettimme sisältö on suunniteltu niin, että kaikki oleellinen löytyy yhdestä kokonaisuudesta ilman erillisiä lisätilauksia.
Tekninen varustelu on tärkeä osa laadukasta kokouspakettia. Hyvä paketti sisältää videotykin tai näytön, äänentoistojärjestelmän, langattomat mikrofonit ja toimivan verkkoyhteyden. Yhä useammin tarjolla on myös etäkokousmahdollisuus, joka mahdollistaa hybriditilaisuuksien järjestämisen sujuvasti.
Kokouspakettiin voidaan usein lisätä myös vapaavalintaisia oheispalveluita. Meillä Waltikassa tämä tarkoittaa esimerkiksi saunaosaston käyttöä, saunalauttaa tai erilaisia ulkoaktiviteetteja, jotka tuovat kokouspäivään sopivasti vastapainoa.
Miten kokouspaketit eroavat toisistaan eri hotelleissa?
Kokouspaketit eroavat toisistaan eniten sijainnin, tilojen koon ja muunneltavuuden, oheispalveluiden sekä hinnoittelun suhteen. Kaupunkihotellien paketit painottavat usein saavutettavuutta ja tekniikkaa, kun taas luonnonkauniissa ympäristöissä sijaitsevat hotellit tarjoavat inspiroivamman työskentelymiljöön ja monipuolisemman aktiviteettivalikoiman.
Tilojen kapasiteetti on yksi merkittävimmistä erottavista tekijöistä. Jotkut hotellit sopivat parhaiten pienille palavereille, toiset pystyvät palvelemaan satoja osallistujia. Meillä on seitsemän kokoushuonetta ja kolme ryhmätyötilaa, ja tapahtumaravintola soveltuu yli 300 hengen tilaisuuksiin, joten pystymme palvelemaan hyvin erikokoisia ryhmiä.
Sijainti vaikuttaa merkittävästi kokouspaketin kokonaiskokemukseen. Waltikka sijaitsee Mallasveden rannalla Valkeakoskella, noin 30 minuutin ajomatkan päässä Tampereesta, joten se on helposti saavutettavissa laajalta alueelta. Järvinäkymät kaikista kokoustiloista luovat työskentelylle aivan erilaisen tunnelman kuin perinteiset sisätilahotellit.
Hinnoittelun rakenne vaihtelee myös huomattavasti. Kokonaisvaltainen paketti on usein edullisempi kuin yksittäisten palveluiden ostaminen erikseen, koska pakettihinta yhdistää tilan, tarjoilut ja tekniikan yhteen selkeään kokonaisuuteen. Läpinäkyvä hinnoittelu, jossa kaikki palvelut eritellään tarjouksessa, helpottaa budjetoinnin suunnittelua huomattavasti.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen kokouspaketin varaamista?
Ennen kokouspaketin varaamista kannattaa selvittää tilaisuuden ajankohta, osallistujamäärä, tarvittava tekniikka, ruokailutoiveet ja mahdolliset erikoisruokavaliot. Mitä tarkemmin tilaisuuden luonteen ja erityistoiveet kertoo etukäteen, sitä paremmin palveluntarjoaja pystyy räätälöimään paketin juuri oikeanlaiseksi.
Varausajankohta on tärkeä muistaa. Suosituimmat ajat, kuten kesä ja joulukausi sekä viikonloput, täyttyvät nopeasti. Suuret tapahtumat kannattaa varata jopa puoli vuotta tai enemmän etukäteen, kun taas pienemmät kokoukset voidaan yleensä järjestää lyhyemmälläkin varoitusajalla.
Tarkistettavia asioita ennen varauksen tekemistä:
- Tilan koko ja muunneltavuus suhteessa osallistujamäärään ja istumajärjestelyihin
- Tekninen varustelu, erityisesti jos tilaisuuteen osallistuu etäosallistujia
- Ruokailuvaihtoehdot ja erikoisruokavalioiden huomiointi
- Esteettömyys kaikille osallistujille
- Majoitusmahdollisuus, jos kyseessä on useamman päivän tilaisuus
- Oheisohjelma, kuten aktiviteetit tai saunapalvelut
Meillä varausprosessissa käydään läpi kaikki nämä yksityiskohdat huolellisesti, ja kokousvastaava on paikalla koko tapahtuman ajan varmistamassa sujuvan toteutuksen. Yhteydenotto onnistuu sähköpostitse tai puhelimitse, ja tarjous erittelee kaikki palvelut selkeästi ilman piilokuluja.
Sopiiko kokouspaketti myös tiimipäiville ja henkilöstötapahtumille?
Kokouspaketti sopii erinomaisesti tiimipäiville ja henkilöstötapahtumille, koska se yhdistää rakenteellisen työskentelyajan ja vapaamuotoisemman virkistyksen yhdeksi sujuvaksi kokonaisuudeksi. Toimiston ulkopuolinen ympäristö parantaa usein tiimin luovuutta, yhteishenkeä ja motivaatiota merkittävästi tavalliseen neuvotteluhuoneeseen verrattuna.
Toimiva tiimipäivä voi rakentua esimerkiksi niin, että aamupäivä käytetään strategiseen työskentelyyn kokoustilassa, lounas nautitaan yhdessä ja iltapäivä täytetään aktiviteeteilla. Meillä tämä voi tarkoittaa padelpeliä, SUP-lautailua, minigolfia, saunomista tai saunalauttaretkeä Mallasveden aalloilla.
Henkilöstötapahtumia varten tarjoamme räätälöityjä tapahtumakokonaisuuksia avaimet käteen -periaatteella. Ruokailusta majoitukseen ja aktiviteetteihin kaikki järjestyy samasta paikasta, mikä helpottaa tapahtuman organisointia huomattavasti. Majoitusmahdollisuus suoraan rantahotellissa tekee kaksipäiväisestä tiimipäivästä tai hyvinvointipäivästä vaivattoman toteuttaa.
Waltikka soveltuu niin pienille tiimeille kuin suuremmille henkilöstöryhmille ympäri Pirkanmaata. Kokouspaketin laajentaminen henkilöstötapahtumaksi onnistuu joustavasti, ja yhteistyökumppaneidemme kautta on saatavilla myös erikoisempia aktiviteetteja, kuten airsoft-toimintaa tai personal trainerin vetämiä liikunnallisia tuokioita ryhmälle.